Als receptioniste communiceer je mondeling en telefonisch met klanten, relaties en bezoekers van je bedrijf. Dit betekend dat je het visitekaartje bent en het belangrijk is ervoor te zorgen dat de communicatie met de klanten, relaties en bezoekers goed verloopt. Om dit te leren zijn er veel verschillende opleidingen en de opleidingen hebben veelal verschillende programma’s. Op het internet zijn veel opleidingen te vinden en vaak wordt er al veel verteld over de inhoud. Naast de theorie bestaan de opleidingen uit praktijkonderdelen. De theorie gaat meer over de inhoud en tijdens de praktijkonderdelen worden meer de vaardigheden behandeld.
Er zijn een aantal onderdelen die erg belangrijk zijn tijdens een receptioniste opleiding. De volgende onderdelen zijn vaak niet alle onderdelen, maar zijn wel in vrijwel alle opleidingen opgenomen.
Telefoneren
Goed en netjes de telefoon opnemen en een goede inventarisatie maken wat de beller wil is en blijft niet altijd even makkelijk. Als receptionist leer je in een opleiding hoe je dit goed kunt doen. Naast het doornemen van de theorie is het belangrijk dat er veel geoefend wordt tijdens een opleiding. Als de basis eenmaal gelegd is kun je tijdens een stage of een eerste baan de fijne kneepjes van goed telefoneren verder leren
Toetsenbordvaardigheid
Een typediploma halen is een vast onderdeel van een receptioniste opleiding. Snel en foutloos kunnen typen is erg belangrijk om een functie als receptionist goed uit te voeren. Veel deelnemers hebben al een typediploma gehaald en kunnen hier dus vrijstelling voor krijgen, maar mocht je nog geen diploma hebben dan zal deze tijdens opleiding gehaald worden.
Microsoft Office computerprogramma’s
Outlook
Outlook is het programma van Microsoft waar de email en de agenda wordt behandeld. Naast het emailen van collega’s en relaties van het bedrijf kunnen er ook mailboxen voor een aparte afdeling worden aangemaakt welke later weer moet worden onderverdeeld. Als receptioniste is het belangrijk email goed te kunnen behandelen en natuurlijk ook de agenda’s die in outlook worden weergegeven.
Word
Word is het bekende tekstverwerkingsprogramma van Microsoft. Bijna iedereen werkt hiermee, maar er zijn veel functies die er wel zijn maar de meeste mensen nog niet kennen. Tijdens een opleiding wordt er voornamelijk veel aandacht besteed aan de functies die je als receptioniste goed kunt gebruiken
Excel
Excel is een spreadsheet programma waar je op een makkelijke en overzichtelijke manier veel informatie in kwijt kunt. Net als bij word kennen de meeste mensen het programma wel, maar zijn er veel functies die goed van pas komen in je functie. Deze zullen tijdens een opleiding receptioniste de revue zeker passeren.